سلطان بن محمد المالك

حضور الاجتماعات والمشاركة فيها لها طرق وتقنيات معينة يستحسن أن يتقنها ويطبقها رئيس الاجتماع والأعضاء الحضور. وأفضل الاجتماعات عندما تكون أجندة الاجتماع واضحة ومحددة بالوقت مسبقا، وأن يكون الاجتماع مختصرا وليس طويلا في الطرح والنقاش. وتعد الاجتماعات جزءا مهما من بيئة العمل، حيث تستخدم لتبادل الآراء، وتنسيق الجهود، وطرح الأفكار الجديدة، والخروج بتوصيات وقرارات في صالح العمل. ومع ذلك، يختلف أسلوب تقديم المداخلات خلال الاجتماع من شخص لآخر. في هذا المقال أركز على أهمية التحدث في آخر الاجتماع وما يمكن أن يقدمه ذلك من فوائد، فهناك نوعيات من الأشخاص عند حضور الاجتماعات تجد لديهم الدافع للمشاركة في التعليق منذ البداية، وفي الغالب والأنجع أن ينتظر رئيس الاجتماع للجميع ليطرحوا مداخلاتهم ثم يعلق الرئيس برأيه في آخر الاجتماع. ومن الأفضل كذلك للأعضاء أن تكون مداخلاتهم في الأخير وليس البداية.

يقول جيف بيزوس مؤسس ورئيس مجلس إدارة شركة أمازون من الأفضل لمن يحضر الاجتماع أن يتداخل في أخره وليس أوله. وهو في ذلك يقدم نصيحة ذهبية فعندما يتحدث الفرد في نهاية الاجتماع، فإنه عادة ما يكون لديه رؤية أكثر وضوحا وموضوعية حول النقاشات التي دارت خلال الاجتماع. وبعد سماع جميع المشاركين، يمكنه تحديد النقاط الرئيسة والخلافات المحتملة بشكل أفضل ومن ثم طرح رأيه بوضوح. هذه الطريقة تساعد على تعزيز التفكير النقدي، الابتكار، والتعاون، كما تعمل على خفض النزاعات وزيادة كفاءة الاجتماعات. كما أن هذا المفهوم يحمل في طياته دروسا قيمة تتعلق بكيفية الاستفادة القصوى من الاجتماعات.

بينما عندما يتحدث الشخص أولا في الاجتماع، قد يعبر عن آرائه وأفكاره دون الحصول على فرصة لاستيعاب وجهات نظر الآخرين. هذا يمكن أن يؤدي إلى تأثيرات سلبية على جودة المناقشة، حيث قد تهيمن مغالطات فردية على الحوار. كما قد يؤدي التحدث المبكر في الاجتماع إلى خفض توافق الأعضاء ورفع مستوى النزاعات، حيث يتبنى كل فرد وجهة نظره الخاصة التي قد تتعارض مع آراء الآخرين. الانتظار حتى تنتهي المناقشات يمكن الشخص من فهم السياق الكامل للمشكلة والنقاط المختلفة للآراء، مما يساعد في بناء تواصل أكثر إيجابية وتجنب الصراعات.

الخلاصة أنه عندما يتحدث الأفراد في النهاية، فإنهم يسهمون في تسريع الوصول إلى الحلول والتقليل من وقت الاجتماع، حيث يمكنهم التركيز على النقاط الأساسية التي تهمهم. وهذا بدوره يعزز من كفاءة الاجتماعات وفائدتها.